Echéances & rappels

6 questions

A quoi sert la page Echéances ?

La page Echéances regroupe toutes vos factures envoyées ou en retard dont la date d'échéance n'est pas encore atteinte ou est dépassée. Elle vous donne une vue claire sur ce qui doit être encaissé prochainement, avec trois indicateurs en haut, le total des échéances en cours, le montant à venir (factures non encore échues) et le montant en retard (factures dont l'échéance est dépassée). Vous pouvez filtrer l'affichage sur « A venir », « En retard » ou voir toutes les échéances ensemble.

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Comment configurer les rappels automatiques ?

Rendez-vous dans Paramètres → Entreprise, section Rappels de paiement. Activez la case « Rappels automatiques activés », puis saisissez les délais souhaités, Rappel 1 (par exemple 3 jours avant l'échéance), Rappel 2 (par exemple à l'échéance ou le jour J), et le délai de relance pour les factures en retard (par exemple 7 jours après l'échéance). Ces rappels sont envoyés automatiquement chaque nuit par le système, vous n'avez rien à faire une fois la configuration enregistrée.

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Comment envoyer un rappel manuellement ?

Depuis la page Echéances, chaque ligne dispose d'un bouton « Envoyer rappel ». Un clic ouvre une confirmation avec le nom du client, puis l'email est envoyé immédiatement à l'adresse du client. La date du dernier rappel s'affiche dans la colonne dédiée du tableau, ce qui vous permet de voir en un coup d'œil si un client a déjà été relancé.

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Les rappels sont-ils envoyés plusieurs fois pour la même facture ?

Non. Ledgerly garde en mémoire chaque rappel envoyé (automatique ou manuel) avec sa date et le délai associé. Pour les rappels automatiques, le système vérifie avant chaque envoi si ce rappel précis (même type, même délai) a déjà été envoyé pour cette facture, si c'est le cas, il est ignoré. Cela garantit qu'un client ne reçoit pas deux fois le même email. En revanche, si vous cliquez manuellement sur « Envoyer rappel », un nouveau rappel est créé à chaque clic, quelle que soit l'historique.

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Que se passe-t-il quand une facture est marquée comme payée ?

Dès qu'une facture passe au statut « Payée », elle disparaît automatiquement de la page Echéances, elle n'est plus en attente de paiement. Les rappels automatiques cessent également pour cette facture puisque Ledgerly ne traite que les factures avec les statuts « Envoyée » ou « En retard ». L'historique des rappels déjà envoyés reste accessible depuis la page de détail de la facture.

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Puis-je réclamer des frais de retard à un client qui ne paie pas ?

Oui. Sur une facture en retard, cliquez sur « Frais de retard ». Ledgerly regarde qui est le client. Pour un professionnel (entreprise ou indépendant avec un numéro de TVA), la loi du 2 août 2002 prévoit de plein droit un intérêt au taux légal du semestre dès le lendemain de l'échéance et une indemnité forfaitaire de 40 €. Pour un particulier, le Code de droit économique impose d'abord un rappel gratuit avec des mentions légales, puis 14 jours d'attente, et les frais doivent figurer dans vos conditions générales. L'indemnité est alors plafonnée, 20 € jusqu'à 150 € dus, puis 30 € + 10 % et 65 € + 5 % au-delà de 500 €, avec un maximum de 2.000 €. Dans Paramètres → Entreprise, le bouton « Insérer la clause type » ajoute la clause à vos conditions générales. Les rappels envoyés à un particulier contiennent automatiquement les mentions obligatoires, et Ledgerly garde leur date d'envoi comme preuve. Le décompte part par e-mail. Ce n'est pas une facture, ces frais ne sont pas soumis à la TVA.

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