Fälligkeiten & Erinnerungen

6 Fragen

Wofür dient die Seite Fälligkeiten?

Die Seite Fälligkeiten zeigt alle Ihre versendeten oder überfälligen Rechnungen, deren Fälligkeitsdatum naht oder bereits verstrichen ist. Drei Übersichtskarten oben zeigen: Gesamtanzahl der Fälligkeiten, ausstehender Betrag (noch nicht fällige Rechnungen) und überfälliger Betrag (Rechnungen nach Fälligkeitsdatum). Sie können nach Bevorstehend, Überfällig oder allen Fälligkeiten zusammen filtern.

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Wie richte ich automatische Erinnerungen ein?

Gehen Sie zu Einstellungen → Unternehmen, Abschnitt Zahlungserinnerungen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Automatische Erinnerungen aktiviert" und geben Sie die gewünschten Fristen ein: Erinnerung 1 (z. B. 3 Tage vor Fälligkeit), Erinnerung 2 (z. B. am Fälligkeitstag) und die Nachfassfrist für überfällige Rechnungen (z. B. 7 Tage nach Fälligkeit). Diese Erinnerungen werden jede Nacht automatisch gesendet — nach dem Speichern der Einstellungen ist keine weitere Aktion erforderlich.

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Wie sende ich eine Erinnerung manuell?

Auf der Seite Fälligkeiten hat jede Zeile eine Schaltfläche 'Erinnerung senden'. Ein Klick öffnet einen Bestätigungsdialog mit dem Kundennamen, danach wird die E-Mail sofort an die Adresse des Kunden gesendet. Das Datum der letzten Erinnerung wird in der dafür vorgesehenen Tabellenspalte angezeigt, sodass Sie auf einen Blick sehen, ob ein Kunde bereits kontaktiert wurde.

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Kann dieselbe Erinnerung zweimal für dieselbe Rechnung gesendet werden?

Nicht bei automatischen Erinnerungen. Ledgerly speichert jede gesendete Erinnerung (automatisch oder manuell) mit Datum und Frist. Vor jedem automatischen Versand prüft das System, ob genau diese Erinnerung bereits für diese Rechnung gesendet wurde — falls ja, wird sie übersprungen. So erhält ein Kunde niemals dieselbe E-Mail zweimal. Wenn Sie jedoch manuell auf 'Erinnerung senden' klicken, wird jedes Mal eine neue Erinnerung erstellt.

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Was passiert, wenn eine Rechnung als bezahlt markiert wird?

Sobald eine Rechnung den Status Bezahlt erhält, verschwindet sie automatisch von der Seite Fälligkeiten. Automatische Erinnerungen werden für diese Rechnung ebenfalls eingestellt, da Ledgerly nur Rechnungen mit dem Status Gesendet oder Überfällig verarbeitet. Der Verlauf der bereits gesendeten Erinnerungen bleibt über die Detailseite der Rechnung zugänglich.

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Kann ich einem Kunden, der nicht zahlt, Verzugskosten berechnen?

Ja. Klicken Sie bei einer überfälligen Rechnung auf « Verzugskosten ». Ledgerly prüft, wer der Kunde ist. Bei einem Geschäftskunden (Unternehmen oder Selbstständiger mit MwSt.-Nummer) sieht das Gesetz vom 2. August 2002 von Rechts wegen Zinsen zum gesetzlichen Halbjahreszinssatz ab dem Tag nach der Fälligkeit und eine Pauschalentschädigung von 40 € vor. Bei einem Privatkunden verlangt das Wirtschaftsgesetzbuch zunächst eine kostenlose Erinnerung mit gesetzlichen Angaben, danach 14 Tage Wartezeit, und die Kosten müssen in Ihren allgemeinen Geschäftsbedingungen stehen. Die Entschädigung ist dann begrenzt: 20 € bis 150 € geschuldet, danach 30 € + 10 % und 65 € + 5 % über 500 €, höchstens 2.000 €. Unter Einstellungen → Unternehmen fügt die Schaltfläche « Musterklausel einfügen » die Klausel in Ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen ein. Erinnerungen an einen Privatkunden enthalten automatisch die Pflichtangaben, und Ledgerly bewahrt ihr Versanddatum als Nachweis auf. Die Abrechnung wird per E-Mail versendet. Sie ist keine Rechnung: Diese Kosten unterliegen nicht der MwSt.

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