Dépenses

8 questions

Que permet le module Dépenses ?

Le module Dépenses vous permet d'encoder toutes vos factures fournisseurs, notes de frais et achats professionnels. Vous pouvez joindre le PDF original, indiquer le fournisseur, la TVA, et classer chaque ligne par nature de charge (télécom, loyer, logiciel...). Tout est centralisé pour votre comptable.

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Comment encoder une dépense ?

Allez dans Dépenses, cliquez sur "Nouvelle dépense". Sélectionnez un fournisseur (ou saisissez son nom), indiquez la date de facture, ajoutez les lignes avec montant HTVA et taux de TVA, puis joignez le PDF si vous l'avez. Enregistrez, la dépense est sauvegardée et visible dans votre récapitulatif.

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C'est quoi la nature d'une ligne de dépense ?

La nature (ou catégorie) est le poste comptable de la charge, fournitures de bureau, télécom, logiciels, loyer... Elle sert à produire le récapitulatif annuel par poste de charge, utile pour votre comptable et pour votre déclaration fiscale. Elle se saisit sur chaque ligne de la dépense.

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Comment voir le récapitulatif annuel de mes dépenses ?

Dans le module Dépenses, cliquez sur le bouton "Récap annuel". Vous verrez le total HTVA, TVA et TVAC par catégorie sur l'année choisie, avec un filtre par trimestre (T1 à T4). Vous pouvez aussi télécharger toutes les factures PDF de l'année en un seul fichier ZIP pour votre comptable.

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Comment scanner automatiquement un reçu ou une facture fournisseur ?

Depuis le module Dépenses, cliquez sur "Scanner un reçu". Vous pouvez uploader un PDF, JPEG ou PNG. L'OCR analyse le document et pré-remplit automatiquement le fournisseur, la date, le montant et la TVA. Vérifiez les informations extraites, ajustez si nécessaire et enregistrez. Le fichier original est joint automatiquement à la dépense.

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Puis-je importer des dépenses en masse depuis un fichier Excel ou CSV ?

Oui. Depuis le module Dépenses, cliquez sur "Importer". Téléchargez le modèle Excel fourni, remplissez vos dépenses (date, fournisseur, montant, TVA, catégorie), puis importez le fichier. Ledgerly valide chaque ligne et crée les dépenses correspondantes en une seule opération. Les lignes invalides sont signalées avec le motif d'erreur.

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Comment photographier un ticket avec mon téléphone ?

Ouvrez Ledgerly sur votre téléphone et touchez le bouton appareil photo (en bas à droite), ou allez dans Dépenses puis « Photographier un ticket ». Prenez la photo, Ledgerly lit le ticket et prépare la dépense. Dans « Derniers tickets », touchez « Vérifier et enregistrer », contrôlez les champs et enregistrez. La photo est jointe à la dépense sous forme de PDF. Sans réseau, le ticket reste sur le téléphone et part automatiquement dès que la connexion revient.

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Comment installer Ledgerly comme une application sur mon téléphone ?

Aucun store n'est nécessaire. Sur iPhone ou iPad, ouvrez Ledgerly dans Safari, touchez le bouton Partager puis « Sur l'écran d'accueil ». Sur Android, Chrome propose « Installer l'application », ou utilisez le bouton « Installer l'application » de l'écran de capture. Sur ordinateur, scannez le QR code de votre tableau de bord ou de votre profil avec votre téléphone. Mes photos sont-elles protégées ? Oui, elles sont converties en PDF sans données de localisation, chiffrées et visibles par vous seul. Les tickets jamais enregistrés sont supprimés après 30 jours.

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