Comment lire les chiffres du tableau de bord ?

Quatre indicateurs sont affichés en haut. Le CA encaissé regroupe toutes les factures payées cette année. Le montant en attente correspond aux factures envoyées non encore réglées. Le montant en retard regroupe celles dont l'échéance est dépassée. Le widget Devis montre combien sont en attente de réponse et combien ont été acceptés.

Mes chiffres semblent incorrects, que faire ?

Vérifiez que vos factures sont dans le bon statut. Une facture reste "en attente" tant qu'elle n'est pas manuellement passée en "payée". Les notes de crédit partielles réduisent également le solde affiché.

Pourquoi certaines factures n'apparaissent pas dans les statistiques ?

Les devis et les factures en brouillon ne sont pas comptabilisés dans les statistiques financières. Seules les factures avec les statuts envoyée, payée, en retard ou soldée entrent dans les calculs.

Comment créer une facture ?

Cliquez sur "Nouvelle facture" depuis le tableau de bord ou le menu Factures. Sélectionnez votre client, ajoutez vos lignes de prestation, vérifiez la TVA et enregistrez. La facture est d'abord créée en brouillon, vous pouvez la modifier librement avant de l'envoyer.

Comment envoyer une facture par email ?

Depuis la page de détail de la facture, cliquez sur "Envoyer par email". L'email part à l'adresse de votre client avec le PDF en pièce jointe. Le statut passe automatiquement à "Envoyée".

Comment marquer une facture comme payée ?

Sur la page de détail, cliquez sur "Marquer payée". Une transaction est automatiquement créée dans votre registre financier, en lecture seule, liée à cette facture.

Peut-on modifier une facture déjà envoyée ?

Techniquement oui, mais si la facture a déjà été envoyée au client, il vaut mieux émettre une note de crédit et créer une nouvelle facture corrigée. Modifier une facture envoyée sans prévenir le client crée des incohérences comptables.

Comment ajouter une remise ?

Sur le formulaire de facture, cliquez sur "Ajouter une remise" sous les lignes. Une ligne avec un montant négatif s'ajoute, saisissez le montant de la remise, il sera automatiquement soustrait du total.

Qu'est-ce qu'une note de crédit ?

Une note de crédit est un document qui annule partiellement ou totalement une facture. C'est le seul moyen légal de corriger ou rembourser une facture déjà émise, on ne peut pas simplement la supprimer.

Comment créer une note de crédit ?

Depuis la page de la facture concernée, cliquez sur "Note de crédit". Un formulaire s'ouvre, ajoutez uniquement les lignes à créditer. Le montant crédité s'affiche ensuite sur la facture originale sous forme de déduction.

Peut-on créer plusieurs notes de crédit sur la même facture ?

Oui. Le solde restant dû est recalculé à chaque fois en soustrayant le total de toutes les notes de crédit liées. Vous pouvez donc créditer une facture en plusieurs fois si nécessaire.

Comment créer un devis ?

Via le menu "Devis" > "Nouveau devis". Le formulaire est identique à une facture, avec en plus un champ "Valable jusqu'au". Le devis reçoit un numéro distinct basé sur le préfixe configuré dans vos paramètres.

Comment convertir un devis en facture ?

Quand le client accepte, marquez le devis comme "Accepté" puis cliquez sur "Convertir en facture". Toutes les lignes sont copiées dans une nouvelle facture avec un numéro séquentiel. Le devis passe en statut "Converti" et reste consultable.

Que se passe-t-il si un devis expire ?

Un devis dont la date de validité est dépassée passe en statut "Expiré" et une bannière d'avertissement s'affiche. Vous pouvez quand même le convertir en facture si le client finit par accepter après la date d'expiration.

L'email du devis est-il différent de celui d'une facture ?

Oui. L'email d'un devis ne contient pas vos coordonnées bancaires, c'est intentionnel, car un devis n'est pas une demande de paiement. Le sujet et le contenu de l'email sont également adaptés.

Comment faire signer un devis par mon client en ligne ?

Depuis la page de détail du devis, cliquez sur l'icône de lien pour générer un lien de signature unique. Envoyez ce lien à votre client par email ou messagerie. Il accède à une page sécurisée où il peut lire le devis, cocher la case "Je déclare accepter les conditions", apposer une signature manuscrite facultative, puis cliquer sur Signer et accepter. La signature eIDAS SES (Simple Electronic Signature) est juridiquement valable dans toute l'Europe, l'adresse IP et l'horodatage sont enregistrés comme preuve. Le devis passe automatiquement en statut Accepté et vous pouvez immédiatement le convertir en facture.

Comment ajouter un client ?

Via le menu "Clients" > "Nouveau client". Renseignez au minimum le nom. L'email est nécessaire pour l'envoi de documents par email. Le numéro de TVA est facultatif mais recommandé pour les clients professionnels.

Pourquoi vérifier le numéro de TVA ?

Le bouton "Vérifier" interroge le service européen VIES pour confirmer que le numéro est valide et actif. C'est utile pour vos obligations TVA (autoliquidation) et pour vous assurer que vous facturez correctement un client professionnel.

Qu'est-ce que Peppol ?

Peppol est un réseau européen de facturation électronique qui permet d'envoyer et de recevoir des factures directement dans les systèmes comptables, sans email ni PDF manuel. Ledgerly est connecté à Peppol via B2Brouter. Si un client est inscrit sur le réseau Peppol, renseignez son identifiant sur sa fiche client pour pouvoir lui envoyer des factures par ce canal.

Le catalogue de prestations, c'est quoi exactement ?

Il vous permet de pré-enregistrer vos services habituels avec leur libellé, prix unitaire et taux de TVA. Quand vous créez une facture, commencez à taper dans le champ description pour voir les suggestions de votre catalogue apparaître.

L'autocomplete ne fonctionne pas dans les factures, pourquoi ?

L'autocomplétion depuis le catalogue est réservée aux comptes premium. Vous pouvez quand même gérer votre catalogue et l'utiliser comme référence lors de la saisie manuelle.

Peut-on modifier le taux de TVA d'une prestation ?

Oui, éditez la prestation et sélectionnez le taux dans la liste déroulante (0%, 6%, 12% ou 21%). Ce taux sera utilisé par défaut à chaque ajout dans une facture, mais vous pouvez le modifier ligne par ligne.

Quelle est la différence entre une transaction automatique et manuelle ?

Les transactions automatiques sont créées par Ledgerly quand vous marquez une facture comme payée — elles sont en lecture seule et reflètent fidèlement la facture liée. Les transactions manuelles sont saisies par vous pour les dépenses et revenus hors-factures (loyer, matériel, abonnements...).

Comment fonctionne le listing TVA ?

Le listing regroupe toutes vos transactions du trimestre sélectionné et les ventile selon les grilles belges. Vous pouvez l'exporter en XML Intervat pour votre déclaration sur eservices.minfin.fgov.be, ou en Excel pour votre comptable.

Comment exporter mes transactions pour mon comptable ?

Depuis la page "Listing TVA", deux exports sont disponibles. L'Excel génère trois feuilles, entrées, sorties et résumé TVA par taux. L'export XML Intervat est au format officiel VATSENDING, directement importable sur le portail SPF Finances.

Pourquoi amortir un équipement plutôt que le déduire en une seule fois ?

Un équipement utilisé sur plusieurs années génère de la valeur tout au long de sa durée de vie, pas uniquement l'année d'achat. L'amortissement permet de répartir la charge fiscale proportionnellement à cette utilisation réelle : on déduit chaque année la fraction correspondant à l'usure ou à la dépréciation du bien. Sans amortissement, déduire 3 000 € la même année où vous les avez dépensés gonflerait artificiellement vos charges et déformerait votre résultat comptable. La règle générale est qu'un bien destiné à être utilisé plus d'un exercice doit être amorti, sauf s'il s'agit d'un achat de faible valeur.

Quelle est la base légale de l'amortissement en Belgique ?

L'article 62 du Code des Impôts sur les Revenus 1992 (CIR 92) pose le cadre légal. Il impose la méthode linéaire comme méthode de référence, le même montant est déduit chaque exercice fiscal pendant toute la durée de vie du bien. L'administration fiscale belge publie des taux d'amortissement normalement admis selon la catégorie, 33,33 % par an (3 ans) pour le matériel informatique et électronique, 20 % par an (5 ans) pour l'outillage et les véhicules, 10 % par an (10 ans) pour le mobilier et les agencements. Des taux différents sont possibles mais doivent être justifiés par la réalité économique du bien concerné. Ledgerly applique ces taux par défaut.

Comment calcule-t-on la dotation annuelle d'amortissement ?

La dotation annuelle est le résultat du prix d'achat HTVA divisé par la durée d'amortissement en années. Exemple, un ordinateur acheté 1 200 € HTVA amorti sur 3 ans donne 1 200 ÷ 3 = 400 €/an. Ce montant s'appelle la dotation aux amortissements — c'est une charge déductible qui vient réduire votre bénéfice imposable chaque exercice. La somme de toutes les dotations doit être égale au prix d'achat en fin de plan. Dans Ledgerly, le bouton « i » à côté du champ Durée d'amortissement calcule et affiche cette dotation en temps réel dès que vous avez saisi le prix et la date, avec une décomposition exercice par exercice.

Qu'est-ce que le prorata temporis et comment Ledgerly l'applique-t-il ?

Le prorata temporis est la règle qui réduit la dotation de la première (et éventuellement de la dernière) année à la proportion des mois effectivement courus. Ledgerly applique la règle des mois entiers, l'amortissement démarre le 1ᵉʳ du mois d'achat. Exemple, un bien acheté en avril (mois 4) génère 9 mois d'amortissement la première année (d'avril à décembre, 13 − 4 = 9 mois), soit 400 × 9/12 = 300 €. Les années suivantes ont une dotation pleine de 400 €. Si le mois d'achat n'est pas janvier, une dernière année partielle vient clore le plan : elle reçoit les 3 mois restants (janvier à mars de l'année N+4) et son montant est ajusté à l'euro près pour que le total atteigne exactement le prix d'achat. Si l'achat est en janvier, chaque année reçoit une dotation pleine de 12 mois sans prorata.

Quelle durée d'amortissement choisir selon le type de bien ?

L'administration fiscale belge admet trois durées standards pour les indépendants. 3 ans pour le matériel informatique et électronique : ordinateurs, ordinateurs portables, tablettes, smartphones professionnels, logiciels — l'obsolescence technologique justifie une durée courte. 5 ans pour l'outillage professionnel, les machines, les équipements de mesure et les véhicules utilitaires — l'usure mécanique est régulière et prévisible sur cet horizon. 10 ans pour le mobilier de bureau, les agencements, le matériel durable comme certains équipements de reprographie ou de sécurité. Ces durées sont des normes généralement acceptées sans justification supplémentaire. Des durées différentes peuvent être retenues si elles reflètent mieux la réalité économique, à condition de pouvoir les défendre lors d'un éventuel contrôle fiscal.

Qu'est-ce que la déduction immédiate et quand s'applique-t-elle ?

Quand aucune durée n'est sélectionnée dans Ledgerly, le bien est traité comme immédiatement déductible, son coût HTVA est déduit intégralement dans l'exercice d'acquisition, sans aucun étalement. L'administration belge admet cette pratique pour les biens de faible valeur dont le prix unitaire ne dépasse pas 1 000 € HTVA. Il peut s'agir d'une souris, d'un câble réseau, d'un petit accessoire, d'un abonnement logiciel annuel, ou d'une imprimante bas de gamme. Au-delà de 1 000 € HTVA, un plan d'amortissement pluriannuel est obligatoire même si le bien paraît secondaire. En cas de doute, optez pour l'amortissement, c'est la position la plus sûre vis-à-vis de l'administration.

Qu'est-ce que la VNC et comment lire le tableau d'amortissement dans Ledgerly ?

La Valeur Nette Comptable (VNC) est le montant non encore amorti du bien, c'est ce que vaut comptablement l'équipement après soustraction de toutes les dotations passées. Formule, VNC = Prix d'achat − Total des dotations cumulées. Au fil des exercices, la VNC diminue régulièrement jusqu'à atteindre zéro en fin de plan. Dans Ledgerly, la page de détail de chaque équipement affiche la VNC actuelle en évidence, ainsi qu'un tableau complet exercice par exercice, pour chaque année vous voyez le nombre de mois amortis, la dotation de l'exercice, le montant cumulé amorti et la VNC résiduelle. Les exercices passés sont affichés en gris, l'exercice en cours est mis en évidence en indigo avec le badge « EN COURS », et la VNC passe au vert quand elle atteint 0 €. Un bien entièrement amorti peut toujours être utilisé, il ne génère simplement plus de charge déductible.

A quoi sert la page Echéances ?

La page Echéances regroupe toutes vos factures envoyées ou en retard dont la date d'échéance n'est pas encore atteinte ou est dépassée. Elle vous donne une vue claire sur ce qui doit être encaissé prochainement, avec trois indicateurs en haut, le total des échéances en cours, le montant à venir (factures non encore échues) et le montant en retard (factures dont l'échéance est dépassée). Vous pouvez filtrer l'affichage sur « A venir », « En retard » ou voir toutes les échéances ensemble.

Comment configurer les rappels automatiques ?

Rendez-vous dans Paramètres → Entreprise, section Rappels de paiement. Activez la case « Rappels automatiques activés », puis saisissez les délais souhaités, Rappel 1 (par exemple 3 jours avant l'échéance), Rappel 2 (par exemple à l'échéance ou le jour J), et le délai de relance pour les factures en retard (par exemple 7 jours après l'échéance). Ces rappels sont envoyés automatiquement chaque nuit par le système, vous n'avez rien à faire une fois la configuration enregistrée.

Comment envoyer un rappel manuellement ?

Depuis la page Echéances, chaque ligne dispose d'un bouton « Envoyer rappel ». Un clic ouvre une confirmation avec le nom du client, puis l'email est envoyé immédiatement à l'adresse du client. La date du dernier rappel s'affiche dans la colonne dédiée du tableau, ce qui vous permet de voir en un coup d'œil si un client a déjà été relancé.

Les rappels sont-ils envoyés plusieurs fois pour la même facture ?

Non. Ledgerly garde en mémoire chaque rappel envoyé (automatique ou manuel) avec sa date et le délai associé. Pour les rappels automatiques, le système vérifie avant chaque envoi si ce rappel précis (même type, même délai) a déjà été envoyé pour cette facture, si c'est le cas, il est ignoré. Cela garantit qu'un client ne reçoit pas deux fois le même email. En revanche, si vous cliquez manuellement sur « Envoyer rappel », un nouveau rappel est créé à chaque clic, quelle que soit l'historique.

Que se passe-t-il quand une facture est marquée comme payée ?

Dès qu'une facture passe au statut « Payée », elle disparaît automatiquement de la page Echéances, elle n'est plus en attente de paiement. Les rappels automatiques cessent également pour cette facture puisque Ledgerly ne traite que les factures avec les statuts « Envoyée » ou « En retard ». L'historique des rappels déjà envoyés reste accessible depuis la page de détail de la facture.

Comment connecter mon compte bancaire ?

Rendez-vous dans le menu « Banque » puis cliquez sur « Connecter une banque ». Vous êtes redirigé vers le portail Ponto (Isabel Group) où vous autorisez l'accès en lecture seule à votre compte. Une fois l'autorisation accordée, vous revenez automatiquement sur Ledgerly et vos comptes ainsi que leur solde apparaissent immédiatement. La connexion est valable 90 jours et se renouvelle automatiquement.

Comment fonctionne le rapprochement automatique ?

Chaque nuit, Ledgerly synchronise vos nouvelles transactions via Ponto. Pour chaque virement entrant, il cherche d'abord une facture dont la communication structurée (+++xxx/xxxx/xxxxx+++) correspond exactement, c'est la méthode la plus fiable. Si aucune référence n'est trouvée mais qu'un seul montant correspond à une facture en attente, le rapprochement est également effectué automatiquement. Dans les deux cas, la facture passe en statut « Payée » et vous recevez une notification.

Qu'est-ce que la communication structurée et pourquoi est-elle importante ?

La communication structurée est une référence au format +++xxx/xxxx/xxxxx+++ calculée à partir du numéro de votre facture. Elle est affichée sur votre PDF et dans l'email envoyé au client. Quand votre client l'indique dans son virement, Ledgerly identifie immédiatement la facture concernée et réalise le rapprochement automatiquement, sans aucune intervention de votre part.

Que se passe-t-il si le virement ne contient pas la communication structurée ?

Si la communication structurée est absente, Ledgerly tente un rapprochement par montant exact, si une seule facture en attente correspond au montant du virement, le rapprochement est quand même automatique. Si plusieurs factures ont le même montant, aucun rapprochement automatique n'est effectué, la transaction apparaît dans la liste « A rapprocher » et vous pouvez choisir manuellement la bonne facture.

Comment supprimer une connexion bancaire ?

Depuis la page « Banque », cliquez sur le bouton « Supprimer » à côté de la connexion. Le consentement est révoqué auprès de Ponto et toutes les transactions importées associées sont supprimées. Cette action est irréversible, les transactions manuellement rapprochées à des factures ne sont pas affectées.

Qu'est-ce que Peppol et pourquoi l'utiliser ?

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) est un réseau standardisé de facturation électronique utilisé dans toute l'Europe. Il permet d'envoyer et de recevoir des factures directement dans les logiciels comptables, sans intermédiaire papier ou email. En Belgique, les entreprises sont identifiées par le préfixe 0208 suivi du numéro de TVA sans BE (exemple, 0208,0123456789). Ledgerly est connecté à Peppol via le prestataire B2Brouter.

Comment envoyer une facture via Peppol ?

Depuis la page de détail d'une facture (statut brouillon ou envoyée), cliquez sur "Envoyer via Peppol". La facture est transmise au destinataire identifié par son Peppol ID, renseigné sur la fiche client. Un badge de statut apparaît sur la facture dès que le destinataire accuse réception, accepte ou refuse le document. L'envoi Peppol ne remplace pas l'envoi par email si le client le demande aussi.

Comment recevoir des factures fournisseurs via Peppol ?

Vos fournisseurs inscrits sur Peppol peuvent vous envoyer des factures directement sur votre identifiant Peppol Ledgerly. Depuis le menu Factures, cliquez sur "Boite de réception Peppol" puis sur "Synchroniser" pour importer les dernières factures reçues. Chaque facture reçue apparaît dans la liste avec le nom du fournisseur, le montant et son statut. Vous pouvez les accepter ou les refuser depuis cette interface.

Que signifient les statuts Peppol sur une facture envoyée ?

Trois statuts reflètent la réponse du destinataire. "Accusé de réception", la facture a bien été reçue dans le système du client. "Acceptée", le client a confirmé l'exactitude de la facture et s'engage à la payer. "Refusée", le client a signalé un problème avec la facture (montant incorrect, prestation contestée, etc.). En cas de refus, contactez votre client pour corriger le document et renvoyez-le.

Comment configurer mon identifiant Peppol ?

Votre identifiant Peppol est renseigné dans Paramètres, Entreprise, section "Peppol". Pour les entreprises belges, il suit le format 0208,XXXXXXXXXX où XXXXXXXXXX est votre numéro de TVA à 10 chiffres sans le préfixe BE. Renseignez également l'identifiant Peppol de chacun de vos clients sur sa fiche pour pouvoir leur envoyer des factures via ce réseau. Si un client ne possède pas d'identifiant Peppol, utilisez l'envoi classique par email.

Comment configurer la numérotation de mes factures ?

Dans Paramètres > Entreprise, section "Paramètres de facturation". Définissez un préfixe (par exemple FAC-) et choisissez entre séquentiel (FAC-0001) ou année+mois (FAC-2026040001). Le même réglage est disponible séparément pour les notes de crédit et les devis.

Comment ajouter mon logo ?

Dans la section "Logo" des paramètres entreprise. Le logo apparaît dans l'en-tête de tous vos PDF. Formats acceptés, PNG, JPG ou SVG, maximum 2 Mo. Pour les meilleurs résultats, utilisez un fichier avec fond transparent.

Puis-je changer la couleur de mes factures PDF ?

Oui, dans la section "Couleur des factures PDF". Six thèmes sont disponibles, Midnight, Slate, Ocean, Forest, Crimson et Graphite. Le thème s'applique à l'en-tête et aux totaux de vos documents.

Mes coordonnées bancaires n'apparaissent pas sur les factures, que faire ?

Vérifiez que votre IBAN est bien renseigné dans Paramètres > Entreprise > Coordonnées bancaires. Si le champ est vide, la section virement n'apparaît pas sur le PDF.

Pourquoi suis-je redirigé vers les paramètres quand je veux créer une facture ?

Pour créer une facture, trois informations sont obligatoires, le nom de votre entreprise, votre numéro de TVA et votre IBAN. Si l'un de ces champs est manquant, Ledgerly vous redirige automatiquement vers Paramètres > Entreprise pour les compléter avant de continuer. Pour les devis, l'IBAN n'est pas exigé car un devis n'est pas une demande de paiement.

Comment activer la double authentification ?

Dans votre profil, ouvrez l'onglet "Sécurité connexion". Trois méthodes sont disponibles, Google Authenticator via une app mobile (recommandé), code par email à chaque connexion, ou code par SMS (nécessite un numéro vérifié).

Comment changer mon adresse email ?

Dans votre profil, cliquez sur "Changer mon email". Un lien de vérification est envoyé à la nouvelle adresse — le changement n'est effectif qu'après avoir cliqué ce lien. Votre ancienne adresse reste active jusqu'à la validation.

Comment télécharger mes données personnelles ?

Dans votre profil > onglet "Données & Confidentialité", cliquez sur "Télécharger" dans la section "Mes données personnelles". Un fichier JSON contenant votre profil et votre historique de connexions est généré immédiatement. C'est votre droit à la portabilité prévu par le RGPD.

Comment supprimer mon compte ?

Dans votre profil > onglet "Données & Confidentialité", utilisez la section "Supprimer mon compte". Un code de confirmation vous est envoyé par email. Vos données personnelles sont anonymisées mais vos factures restent archivées conformément aux obligations légales comptables.

Dois-je avoir un numéro de TVA pour m'inscrire ?

Oui, un numéro de TVA est obligatoire pour utiliser Ledgerly, car le service est réservé aux professionnels assujettis. Si votre numéro est déjà actif, saisissez-le lors de l'inscription — il est vérifié en temps réel via la base VIES de l'Union européenne. Si vous venez de créer votre entreprise et que votre numéro n'est pas encore attribué, cochez la case "TVA en cours d'attribution" : vous disposez alors de 30 jours pour le communiquer.

Qu'est-ce que la période d'essai de 30 jours ?

Chaque nouveau compte bénéficie automatiquement de 30 jours d'accès complet à Ledgerly. Passé ce délai, si aucun abonnement n'est souscrit, le compte est suspendu. Vos données restent accessibles dès que l'abonnement est activé.

Comment changer la langue de l'interface ?

Depuis les pages de connexion et d'inscription, un sélecteur FR / EN / NL / DE est affiché en haut à droite. Une fois connecté, la langue est celle choisie à l'inscription. Vous pouvez la modifier depuis votre profil.

Comment gérer mes préférences de notifications par email ?

Dans votre profil, ouvrez l'onglet "Notifications". Deux options sont disponibles. "Actualités et conseils Ledgerly" vous permet de recevoir les nouveautés et mises à jour par email. "Alerte à chaque connexion" vous envoie un email de confirmation à chaque nouvelle connexion à votre compte, utile pour détecter un accès non autorisé. Activez ou désactivez chaque option individuellement, puis cliquez sur "Enregistrer les préférences".