Ausgaben

8 Fragen

Wozu dient das Ausgaben-Modul?

Das Ausgaben-Modul ermöglicht die Erfassung aller Lieferantenrechnungen, Spesenabrechnungen und beruflichen Einkäufe. Sie können das Original-PDF anhängen, Lieferant und MwSt. angeben und jede Zeile nach Kostenart (Telekommunikation, Miete, Software...) klassifizieren. Alles ist für Ihren Buchhalter zentralisiert.

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Wie erfasse ich eine Ausgabe?

Gehen Sie zu Ausgaben, klicken Sie auf "Neue Ausgabe". Wählen Sie einen Lieferanten (oder geben Sie den Namen ein), geben Sie das Rechnungsdatum an, fügen Sie Zeilen mit Beträgen und MwSt.-Sätzen hinzu und hängen Sie ggf. das PDF an. Speichern — die Ausgabe ist gespeichert und in Ihrer Übersicht sichtbar.

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Was ist die Kostenart einer Ausgabenzeile?

Die Kostenart (oder Kategorie) ist der buchhalterische Kostentyp, Bürobedarf, Telekommunikation, Software, Miete... Sie dient zur Erstellung der jährlichen Übersicht nach Kostenart, nützlich für Ihren Buchhalter und Ihre Steuererklärung. Sie wird pro Zeile der Ausgabe eingegeben.

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Wie sehe ich die jährliche Ausgabenübersicht?

Klicken Sie im Ausgaben-Modul auf die Schaltfläche "Jahresübersicht". Sie sehen den Gesamtbetrag netto, MwSt. und brutto pro Kategorie für das gewählte Jahr, mit einem Quartalsfilter (Q1 bis Q4). Sie können auch alle PDF-Rechnungen des Jahres als eine ZIP-Datei für Ihren Buchhalter herunterladen.

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Wie scanne ich automatisch einen Beleg oder eine Lieferantenrechnung?

Klicken Sie im Ausgaben-Modul auf "Beleg scannen". Sie können eine PDF-, JPEG- oder PNG-Datei hochladen. OCR analysiert das Dokument automatisch und füllt Lieferant, Datum, Betrag und MwSt. vor. Überprüfen Sie die extrahierten Daten, passen Sie sie bei Bedarf an und speichern Sie. Die Originaldatei wird automatisch an die Ausgabe angehängt.

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Kann ich Ausgaben in großen Mengen aus einer Excel- oder CSV-Datei importieren?

Ja. Klicken Sie im Ausgaben-Modul auf "Importieren". Laden Sie die mitgelieferte Excel-Vorlage herunter, füllen Sie Ihre Ausgaben aus (Datum, Lieferant, Betrag, MwSt., Kategorie) und laden Sie die Datei hoch. Ledgerly validiert jede Zeile und erstellt die entsprechenden Ausgaben in einem Vorgang. Ungültige Zeilen werden mit dem Fehlergrund markiert.

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Wie fotografiere ich einen Beleg mit meinem Telefon?

Öffnen Sie Ledgerly auf Ihrem Telefon und tippen Sie auf die Kamerataste (unten rechts) oder gehen Sie zu Ausgaben und wählen Sie „Beleg fotografieren“. Machen Sie das Foto: Ledgerly liest den Beleg und bereitet die Ausgabe vor. Tippen Sie unter „Letzte Belege“ auf „Prüfen und speichern“, kontrollieren Sie die Felder und speichern Sie. Das Foto wird der Ausgabe als PDF beigefügt. Ohne Netz bleibt der Beleg auf dem Telefon und wird automatisch gesendet, sobald wieder Verbindung besteht.

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Wie installiere ich Ledgerly als App auf meinem Telefon?

Ein Store ist nicht nötig. Öffnen Sie Ledgerly auf iPhone oder iPad in Safari, tippen Sie auf „Teilen“ und dann auf „Zum Home-Bildschirm“. Unter Android bietet Chrome „App installieren“ an, oder nutzen Sie die Schaltfläche „App installieren“ auf dem Fotobildschirm. Am Computer scannen Sie den QR-Code auf Ihrem Dashboard oder in Ihrem Profil mit dem Telefon. Sind meine Fotos geschützt? Ja: Sie werden ohne Standortdaten in PDF umgewandelt, verschlüsselt und sind nur für Sie sichtbar. Nie gespeicherte Belege werden nach 30 Tagen gelöscht.

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