Freelance IT in België: zo structureer je je facturatie

Regie of forfait: hoe structureer je je prestaties?

De overgrote meerderheid van de Belgische IT-freelancers werkt in regie (time & material): je factureert een aantal dagen of uren aan het afgesproken tarief. Dat is eenvoudig, transparant en beperkt het risico op onbetaald meerwerk.

Een forfait (fixed price) is riskanter, maar soms beter vergoed. Het past wanneer de scope perfect afgebakend is en je je inschattingen goed beheerst.

In de praktijk, voor de facturatie:

• Regie: maandelijkse factuur op basis van de door de klant goedgekeurde timesheet
• Forfait: factuur bij het opleveren van mijlpalen (milestone billing) of aan het einde van het project

Hoe bereken je je dagtarief?

De basisberekening voor een Belgische IT-freelancer:

1. Gewenst netto-inkomen, bv. 5 000 euro netto per maand
2. Sociale bijdragen: ongeveer 20 % van je bruto zelfstandigeninkomen
3. Belastingen: marginaal tarief van 40 tot 50 % afhankelijk van je inkomen
4. Werkingskosten: software, boekhouder, materiaal, opleidingen
5. Vakantie en niet-gefactureerde dagen (ongeveer 220 factureerbare dagen per jaar)

Typisch resultaat: voor 5 000 euro netto per maand moet je tussen 650 en 900 euro per dag factureren, afhankelijk van je marginaal tarief en je kosten.

Btw voor IT-freelancers

Bijna alle IT-freelancers zijn btw-plichtig aan het tarief van 21 % (IT-diensten = standaardtarief). Zeldzame uitzonderingen: gecertificeerde opleidingen (soms vrijgesteld).

Goed nieuws: wanneer je aan bedrijven factureert, is de btw voor hen neutraal (ze recupereren ze). Ze heeft dus geen invloed op je prijspositie in B2B.

De opbouw van een typische IT-freelancefactuur

Ontwikkelingsprestatie – Sprint 3
Van 01/05/2026 tot 31/05/2026
18 dagen x 750 euro/dag excl. btw ........... 13 500,00 euro
Btw 21 % .................................... 2 835,00 euro
TOTAAL INCL. BTW ............................ 16 335,00 euro

Betalingstermijn: 30 dagen
Verwijlintrest: wettelijke rentevoet + 8 %
Forfaitaire vergoeding: 40 euro

Onkosten in regie

Als je klant verplaatsingen of specifieke aankopen vraagt:

• Verplaatsingen: kilometervergoeding aan het geldende officiële tarief, of terugbetaling van de werkelijke kosten van het openbaar vervoer
• Verblijf en maaltijden: terugbetaling op basis van bewijsstukken of forfaitaire vergoedingen
• Software en licenties: als doorgerekende kosten (débours) indien aangekocht op naam van de klant, anders gewoon doorgefactureerd

Leg deze afspraken altijd vast in het contract of de bestelbon voordat je begint.

Peppol: wat betekent het voor IT-freelancers?

Factureer je aan Belgische btw-plichtige bedrijven, dan moet je je facturen sinds 1 januari 2026 via Peppol versturen. Voor IT-freelancers gaat het om de meeste klanten.

Goed nieuws: aan de facturatie zelf verandert niets. Je software regelt de verzending. Met Ledgerly klik je op « Verzenden via Peppol », meer niet.

Onmisbare tools voor de Belgische IT-freelancer

• Facturatie: Ledgerly (Peppol-conform, automatisch)
• Timesheet: Toggl, Harvest of een eenvoudig Excel-bestand
• Contracten: modellen van UNIZO of Voka, aan te passen
• Boekhouder: onmisbaar voor fiscale optimalisatie