IT-Freelancer in Belgien: So strukturierst du deine Rechnungsstellung

Nach Aufwand oder zum Festpreis: Wie strukturierst du deine Leistungen?

Die große Mehrheit der belgischen IT-Freelancer arbeitet nach Aufwand (time & material): Du stellst eine Anzahl Tage oder Stunden zum vereinbarten Satz in Rechnung. Das ist einfach, transparent und begrenzt das Risiko unbezahlter Mehrarbeit.

Der Festpreis (fixed price) ist riskanter, wird aber manchmal besser bezahlt. Er eignet sich, wenn der Umfang genau festgelegt ist und du deine Schätzungen gut im Griff hast.

In der Praxis bei der Rechnungsstellung:

• Nach Aufwand: monatliche Rechnung auf Grundlage des vom Kunden freigegebenen Stundenzettels
• Festpreis: Rechnung bei Erreichen von Meilensteinen (milestone billing) oder am Projektende

Wie berechnest du deinen Tagessatz?

Die Grundrechnung für einen belgischen IT-Freelancer:

1. Gewünschtes Nettoeinkommen, z. B. 5 000 Euro netto pro Monat
2. Sozialabgaben: etwa 20 % des Bruttoeinkommens als Selbstständiger
3. Steuern: Grenzsteuersatz von 40 bis 50 % je nach Einkommen
4. Betriebskosten: Software, Buchhalter, Material, Weiterbildungen
5. Urlaub und nicht fakturierte Tage (etwa 220 abrechenbare Tage pro Jahr)

Typisches Ergebnis: Für 5 000 Euro netto pro Monat musst du je nach Grenzsteuersatz und Kosten zwischen 650 und 900 Euro pro Tag in Rechnung stellen.

Mehrwertsteuer für IT-Freelancer

Fast alle IT-Freelancer sind mehrwertsteuerpflichtig zum Satz von 21 % (IT-Dienstleistungen = Normalsatz). Seltene Ausnahmen: zertifizierte Schulungen (teilweise befreit).

Gute Nachricht: Wenn du an Unternehmen fakturierst, ist die MwSt. für sie neutral (sie ziehen sie als Vorsteuer ab). Deine Preise bleiben im B2B also wettbewerbsfähig.

Aufbau einer typischen IT-Freelancer-Rechnung

Entwicklungsleistung – Sprint 3
Vom 01/05/2026 bis 31/05/2026
18 Tage x 750 Euro/Tag zzgl. MwSt. .......... 13 500,00 Euro
MwSt. 21 % .................................. 2 835,00 Euro
GESAMT INKL. MWST. .......................... 16 335,00 Euro

Zahlungsfrist: 30 Tage
Verzugszinsen: gesetzlicher Zinssatz + 8 %
Pauschale Entschädigung: 40 Euro

Spesen bei Abrechnung nach Aufwand

Wenn dein Kunde Reisen oder bestimmte Einkäufe verlangt:

• Fahrten: Kilometerpauschale zum geltenden amtlichen Satz oder Erstattung der tatsächlichen Kosten für öffentliche Verkehrsmittel
• Unterkunft und Verpflegung: Erstattung gegen Beleg oder Pauschalen
• Software und Lizenzen: als durchlaufende Posten, wenn im Namen des Kunden gekauft, sonst normal weiterberechnet

Halte diese Regeln immer vor Projektbeginn im Vertrag oder in der Bestellung fest.

Peppol: Was ändert sich für IT-Freelancer?

Wenn du an mehrwertsteuerpflichtige belgische Unternehmen fakturierst, musst du deine Rechnungen seit dem 1. Januar 2026 über Peppol versenden. Für IT-Freelancer betrifft das die meisten Kunden.

Gute Nachricht: An der Rechnungsstellung selbst ändert sich nichts. Deine Software übernimmt den Versand. Mit Ledgerly klickst du auf „Über Peppol senden“, das ist alles.

Unverzichtbare Tools für belgische IT-Freelancer

• Rechnungsstellung: Ledgerly (Peppol-konform, automatisch)
• Stundenzettel: Toggl, Harvest oder eine einfache Excel-Datei
• Verträge: Vorlagen von Berufsverbänden, die du anpasst
• Buchhalter: unverzichtbar für die steuerliche Optimierung